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Description du poste

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Adjointe administrative

 

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Principales responsabilités

 

En tant que adjointe administrative d’hôtel; tu seras responsable d'accomplir la bonne démarche administrative de l'hôtel.

 

Tu auras pour tâches de :

• Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• Formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
• Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
• Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
• Superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
• Organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Exigences

• DES complété ou DEP dans le domaine de l'administration
• Expérience pertinente de 2 ans
• Expérience en service à la clientèle
• Bilinguisme essentiel (anglais et français)
• Polyvalence
• Facilité d’adaptation

Profil recherché

• Faire preuve de sens de l’organisation, souci du détail, minutie et rigueur
• Posséder une facilité d’adaptation aux changements
• Avoir une capacité à travailler sous pression avec sourire
• Posséder une bonne capacité de communication
• Pouvoir traiter plusieurs dossiers différents en même temps
• Faire preuve d’initiative et de créativité
• Posséder une forte aptitude à résoudre de manière autonome les problèmes quotidiens
• Démontrer un haut degré d’autonomie et d’efficacité dans l’organisation du travail
• Faire preuve de discrétion, confidentialité et sens politique
• Avoir de bonnes habiletés de rédaction et de synthèse

Conditions de travail

• Statut: Postes permanents à temps plein ou temps partiel
• Salaire: Les employeurs offrent un salaire pour la plupart compétitif
• Certains employeurs offrent toute une gamme d'incitatifs, primes ou encore rabais intéressants

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